De casemanager stelt geen diagnose en beslist niet over de re-integratie, maar zorgt dat iedereen die dat wel doet op tijd in actie komt.
In dit artikel leest u wat een casemanager verzuim doet, hoe de rol zich verhoudt tot die van de bedrijfsarts en de leidinggevende, wat de Wet verbetering poortwachter daarmee te maken heeft en wanneer een interne, externe of interim casemanager past.
De taken van een casemanager verzuim
De invulling verschilt per organisatie, maar de kern is overal dezelfde. Een casemanager verzuim:
heeft de regie over het verzuimdossier: wat is er afgesproken, wie doet wat en wat is de volgende stap;
onderhoudt contact met de zieke medewerker en de leidinggevende, zodat beiden weten waar ze aan toe zijn;
stemt af met de bedrijfsarts en de arbodienst over adviezen, spreekuren en vervolgstappen;
bewaakt termijnen en verplichtingen, zodat geen stap uit de Wet verbetering poortwachter wordt gemist;
helpt het plan van aanpak opstellen en bijstellen, samen met werkgever en werknemer;
houdt het dossier compleet voor het moment waarop het UWV het beoordeelt;
verbetert het verzuimproces zelf: de rolverdeling, de opvolging van acties en de kwaliteit van de dossiers.
Dat laatste wordt vaak vergeten. Een goede casemanager werkt niet alleen dossiers af, maar ziet ook waar het proces hapert.
Casemanager, bedrijfsarts en leidinggevende: wie doet wat?
Bij verzuim zijn meerdere mensen betrokken. De rollen liggen dicht bij elkaar, maar zijn niet dezelfde.
De bedrijfsarts doet de medische beoordeling: wat kan de medewerker nog wel en wat niet. De casemanager doet dat niet.
De leidinggevende is het eerste aanspreekpunt van de medewerker en verantwoordelijk voor de re-integratie op de werkvloer: aangepast werk, opbouw van uren, contact houden.
De casemanager houdt de regie en verbindt de partijen. Hij of zij zorgt dat het advies van de bedrijfsarts bij de leidinggevende landt en dat afspraken worden opgevolgd.
De medewerker werkt zelf mee aan het herstel en de re-integratie.
Een bedrijfsarts kan taken delegeren naar andere deskundigen. Hoe dat in een organisatie is ingericht, bepaalt mede wat een casemanager wel en niet doet.
De casemanager en de Wet verbetering poortwachter
De Wet verbetering poortwachter verplicht werkgever en werknemer om zich samen in te spannen voor werkhervatting. De wet schrijft daarvoor vaste stappen voor, zoals een probleemanalyse door de bedrijfsarts, een plan van aanpak, een melding bij het UWV en evaluaties. De casemanager bewaakt dat die stappen op tijd gebeuren en dat ze goed worden vastgelegd.
Dat is meer dan een formaliteit. Bij langdurig verzuim beoordeelt het UWV of werkgever en werknemer genoeg aan re-integratie hebben gedaan. Is dat onvoldoende, dan kan het UWV een loonsanctie opleggen: de werkgever betaalt het loon dan langer door. Een dossier dat op orde is, laat zien wat er is gedaan en waarom.
Het volledige stappenplan, met alle termijnen, vindt u bij het UWV: Stappenplan bij ziekte van uw werknemer.
Interne, externe of interim casemanager: wat is het verschil?
Een casemanager kan op verschillende manieren aan een organisatie verbonden zijn.
Intern. De casemanager is in dienst, vaak bij HR of een eigen verzuimteam. Het voordeel: hij of zij kent de organisatie, de leidinggevenden en de cultuur. Het nadeel: valt deze collega uit of vertrekt hij of zij, dan ligt de kennis en de caseload stil.
Extern. De organisatie koopt casemanagement structureel in, vaak via de arbodienst. Het voordeel: de capaciteit is geregeld en schaalt mee. Aandachtspunt: goede afstemming met de eigen organisatie, zodat de casemanager de werkvloer en de leidinggevenden goed leert kennen.
Interim. Een zelfstandige casemanager wordt tijdelijk ingezet, bijvoorbeeld bij uitval, vervanging, een piek in de caseload of wanneer een frisse blik gewenst is. Het voordeel: snel ervaring in huis, zonder structurele verplichting. Het nadeel: de inzet is tijdelijk, dus een goede overdracht aan het begin en aan het einde is belangrijk.
Deze vormen sluiten elkaar niet uit. Veel organisaties werken met een interne of externe casemanager en vullen tijdelijk aan met een interim casemanager.
Wanneer schakelt u een (interim) casemanager in?
De aanleiding is meestal een van deze situaties:
Uw casemanager valt uit, gaat met verlof of vertrekt, terwijl de dossiers doorlopen. Lees meer over tijdelijke vervanging van een casemanager.
De caseload loopt op of er is een achterstand ontstaan. Lees meer over extra capaciteit voor casemanagement.
U wilt bewust een zelfstandige inhuren. Lees meer over een freelance of zzp casemanager verzuim inhuren.
U wilt tijdelijk ervaring of expertise toevoegen, of iemand die met een frisse blik naar het verzuimproces kijkt. Lees meer over een interim casemanager verzuim inhuren.
Wat vraagt het vak?
Casemanagement vraagt een combinatie van vaardigheden:
Kennis van wet- en regelgeving: de Wet verbetering poortwachter, de regels rond privacy en de rolverdeling met de bedrijfsarts.
Communicatie: een gesprek met een zieke medewerker vraagt iets anders dan een gesprek met een leidinggevende onder druk.
Regie: overzicht houden over veel dossiers tegelijk, en doorpakken als een afspraak blijft liggen.
Zorgvuldige dossiervorming: vastleggen wat is afgesproken, zonder gegevens vast te leggen die er niet in thuishoren.
Er bestaan opleidingen en beroepsregisters voor casemanagers. Welke kwalificatie relevant is, verschilt per organisatie en per opdracht.
Tijdelijk een casemanager nodig?
Valentis adviseert binnen 48 uur na ons gesprek welke interim casemanager past, kosteloos en vrijblijvend. Ons netwerk telt 150+ zelfstandige casemanagers die wij persoonlijk kennen. Wij werken landelijk vanuit Den Haag, voor werkgevers en arbodiensten. Bespreek uw vraagstuk.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een casemanager en een bedrijfsarts?
De bedrijfsarts doet de medische beoordeling en adviseert over wat een medewerker nog kan. De casemanager heeft de regie over het proces: afspraken, termijnen en de afstemming tussen medewerker, leidinggevende en bedrijfsarts. De casemanager stelt geen diagnose.
Is een casemanager verplicht?
In het plan van aanpak wijzen werkgever en werknemer iemand aan die de afspraken begeleidt en het contact verzorgt tussen werknemer, werkgever en bedrijfsarts. Het UWV noemt die persoon de casemanager. Welke functie of opleiding die persoon heeft, is niet voorgeschreven. Wie de rol het beste kan vervullen, verschilt per organisatie.
Wat doet een casemanager in de eerste weken van verzuim?
De casemanager zorgt dat de ziekmelding goed is vastgelegd, houdt contact met de medewerker en de leidinggevende en zorgt dat de medewerker op tijd bij de bedrijfsarts komt. Daarna helpt de casemanager om het plan van aanpak op te stellen, samen met werkgever en werknemer.
Wie betaalt de casemanager?
De werkgever. Een interne casemanager is in dienst. Een externe of interim casemanager wordt door de werkgever of de arbodienst ingehuurd.
Wanneer kies ik voor een interim casemanager?
Als u tijdelijk capaciteit of ervaring nodig heeft: bij uitval, verlof of vertrek van een casemanager, bij een oplopende caseload of een achterstand, of als u iemand van buiten naar het verzuimproces wilt laten kijken.
Kan een casemanager medische informatie inzien?
Een casemanager die namens de werkgever werkt, krijgt geen medische gegevens. Die blijven bij de bedrijfsarts. De bedrijfsarts geeft wel door wat de medewerker nog wel en niet kan. Daarmee werkt de casemanager.
