Een interim casemanager verzuim wordt zelden ingehuurd voor een frisse blik. De aanleiding is bijna altijd praktisch: te veel verzuimdossiers, te weinig mensen, een collega die uitvalt of een piek die niet overgaat. Toch horen wij achteraf vaak dat de inzet meer heeft opgeleverd dan de uren die zijn overgenomen. Dit artikel gaat over die extra laag, en over wat die betekent voor de keuze van de juiste persoon.
Een herkenbaar praktijkvoorbeeld
Neem een organisatie die een interim casemanager inschakelt omdat het team tijdelijk extra capaciteit nodig heeft. De dossiers stapelen zich op, de werkdruk is hoog en de vraag is eenvoudig: dossiers overnemen en lucht creëren. Dat gebeurt ook. In de eerste weken neemt de casemanager een deel van de verzuimdossiers over, zet de lopende acties op een rij en zorgt dat de termijnen uit de Wet verbetering poortwachter weer in beeld zijn.
Tijdens dat werk valt iets op. Leidinggevenden worden in de verschillende dossiers niet op hetzelfde moment betrokken. In het ene dossier zit de leidinggevende vanaf het begin aan tafel, in het andere komt het plan van aanpak pas langs als het al geschreven is. Daardoor blijven acties soms langer liggen dan nodig, en is niet voor iedereen duidelijk wie wanneer aan zet is. Niemand doet iets fout. Het is gewoon zo gegroeid.
De casemanager brengt dit ter sprake en stelt een eenvoudige verbetering voor: een vast overlegmoment en duidelijkere afspraken over rollen, acties en opvolging. Geen nieuw systeem, geen reorganisatie. Een afspraak die past bij hoe het team al werkt. Het resultaat is niet alleen extra capaciteit, maar ook meer structuur en duidelijkheid in het bestaande proces. En die blijven, ook als de interim periode voorbij is.
Dit voorbeeld is geanonimiseerd en bewust eenvoudig gehouden. Juist daarom is het herkenbaar. In veel organisaties zit de winst niet in een grote verandering, maar in iets wat van binnen niet meer opvalt.
Waarom organisaties beginnen bij capaciteit
Dat de eerste vraag over capaciteit gaat, is logisch. Verzuimbegeleiding is gebonden aan termijnen. De probleemanalyse, het plan van aanpak, de eerstejaarsevaluatie en het re-integratieverslag hebben allemaal hun moment. Als een casemanager uitvalt of het aantal verzuimdossiers groeit, loopt het proces direct vast op tijd. Dan wilt u iemand die snel kan starten, het vak kent en de werkdruk verlaagt.
Een tijdelijke casemanager verzuim lost dat probleem op. Maar wie alleen daarop selecteert, kijkt naar iemand als een aantal uren per week. Dat doet de professional tekort, en het doet uw organisatie tekort.
De waarde die verder gaat dan uren
Een interim casemanager is een tijdelijke toevoeging aan uw organisatie, geen set extra handen. Het verschil zit in wat iemand meebrengt naast beschikbaarheid.
Ervaring uit andere organisaties. Een interim verzuimprofessional heeft meestal in meerdere organisaties gewerkt: een zorginstelling, een gemeente, een productiebedrijf, een arbodienst. Die ervaring is geen theorie. Het is weten hoe een proces er elders uitziet, wat daar werkte en wat niet, en welke afspraken met de bedrijfsarts in de praktijk standhouden.
Een onafhankelijke blik op bestaande processen. Wie al jaren in een team werkt, kent de geschiedenis van elke afspraak. Dat is waardevol, maar het maakt het ook lastig om te zien waar het proces is gaan schuren. Iemand van buiten heeft die geschiedenis niet en stelt daardoor de vragen die intern niet meer gesteld worden.
Patronen herkennen. Een leidinggevende die telkens laat wordt betrokken. Dossiers die stilvallen rond de dertiende week. Een plan van aanpak dat vaker wordt bijgesteld dan uitgevoerd. Eén dossier zegt weinig, tien dossiers laten een patroon zien. Een ervaren casemanager ziet dat snel.
Structuur aanbrengen en kennis delen. Soms is de grootste bijdrage een overzicht, een vast overlegritme of een heldere rolverdeling tussen HR, leidinggevende en casemanager. En wat de interim professional ziet en weet, hoeft niet mee de deur uit. Kennis delen met het bestaande team hoort bij het werk.
Verbeteringen benoemen zonder deel te zijn van de gewoontes. Een interim casemanager heeft geen belang bij hoe het altijd ging. Dat maakt het makkelijker om iets te benoemen, en vaak ook makkelijker voor het team om het te horen.
Dit betekent niet dat iedere interim casemanager de organisatie moet omgooien. Dat is zelden de bedoeling en zelden verstandig. Het gaat om kleine observaties en praktische verbeteringen. Die maken het verschil tussen een organisatie die na de inzet terug is bij af, en een organisatie die iets sterker is achtergebleven.
Wat een frisse blik in de praktijk oplevert
De concrete opbrengst verschilt per organisatie, maar een aantal dingen komen vaak terug:
kortere doorlooptijden, omdat acties niet blijven liggen;
minder verrassingen rond de termijnen van de Wet verbetering poortwachter;
een duidelijkere rolverdeling tussen HR, leidinggevenden, arbodienst en casemanager;
beter onderbouwde dossiers, wat helpt bij de toets van het re-integratieverslag door het UWV;
een team dat na de inzet zelf verder kan met wat er is verbeterd.
Geen van deze punten vraagt om een grote verandering. Ze vragen om iemand die kijkt, benoemt en meedenkt.
Waarom de juiste match hierbij bepalend is
Als de waarde van interim casemanagement verder gaat dan capaciteit, kan de selectie niet stoppen bij beschikbaarheid. Een casemanager die uitstekend presteert in een strak georganiseerde arbodienst is niet automatisch de juiste persoon voor een team waar de structuur nog gebouwd moet worden. Iemand die graag zelfstandig werkt past anders in een organisatie dan iemand die vooral sterk is in het meenemen van leidinggevenden.
Bij Valentis Verzuim kijken wij daarom bij het selecteren van een interim casemanager onder andere naar inhoudelijke ervaring, het type organisaties waarin iemand heeft gewerkt, werkstijl, zelfstandigheid, persoonlijkheid, voorkeuren en beschikbaarheid. En vooral naar de aansluiting bij de specifieke vraag van de opdrachtgever. Die vraag is vaak breder dan de eerste aanvraag doet vermoeden. Daarom nemen wij de tijd om de vraag achter de vraag te begrijpen voordat wij iemand voorstellen.
Technologie helpt ons bij het maken van die match. Zij brengt ervaring, voorkeuren en context bij elkaar en voorkomt dat wij iets over het hoofd zien. De beoordeling zelf blijft mensenwerk. Wij spreken casemanagers persoonlijk en leren de opdrachtgever kennen voordat wij een voorstel doen. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u op de pagina over onze werkwijze.
Wanneer u tijdelijk extra capaciteit nodig heeft binnen casemanagement, kijken wij dus niet alleen naar wie beschikbaar is, maar vooral naar wie in uw organisatie daadwerkelijk waarde kan toevoegen. Wie van buiten komt, ziet soms wat van binnen niet meer opvalt. Maar alleen als het de juiste persoon is.
Tijdelijke ondersteuning nodig?
Heeft uw organisatie tijdelijk extra capaciteit nodig binnen casemanagement en verzuim? Valentis kijkt graag met u mee naar de vraag achter de vraag, en naar welke interim casemanager daar inhoudelijk en persoonlijk het beste bij past. Lees wat het betekent om een interim casemanager in te zetten, of neem contact met ons op voor een gesprek zonder verplichtingen.
Veelgestelde vragen
Wanneer is een interim casemanager interessant?
Een interim casemanager is interessant wanneer uw organisatie tijdelijk capaciteit tekortkomt in de verzuimbegeleiding: bij uitval of verlof van een casemanager, een piek in het aantal verzuimdossiers, een reorganisatie of een vacature die nog niet is ingevuld. De inzet is tijdelijk en flexibel in omvang, van een paar dagen per week tot een volledige werkweek.
Wat doet een interim casemanager verzuim?
Een interim casemanager verzuim neemt de regie over lopende verzuimdossiers: contact met de medewerker en de leidinggevende, afstemming met de bedrijfsarts en de arbodienst, en het bewaken van de termijnen uit de Wet verbetering poortwachter. Daarnaast houdt een ervaren casemanager het proces zelf in de gaten: de rolverdeling, de opvolging van acties en de kwaliteit van het dossier. Zo draagt de inzet bij aan re-integratie op korte termijn en aan een beter verzuimproces daarna.
Wat is de meerwaarde van een externe casemanager?
Een externe casemanager brengt ervaring mee uit andere organisaties en kijkt onafhankelijk naar bestaande afspraken en gewoontes. Daardoor vallen patronen op die intern minder snel worden gezien, zoals leidinggevenden die laat worden betrokken of acties die blijven liggen. Naast het opvangen van capaciteit kan een externe casemanager structuur aanbrengen en kennis delen met het team, zodat de organisatie na de inzet sterker verder gaat.
Hoe snel kan een interim casemanager starten?
Dat hangt af van de vraag en van de beschikbaarheid van de juiste professional. Omdat wij werken met een netwerk van zelfstandige casemanagers die wij persoonlijk kennen, kunnen wij meestal op korte termijn een passend voorstel doen. Hoe duidelijker de vraag, hoe sneller de match. Wij voeren daarom liever eerst een goed gesprek met u dan dat wij snel iemand voorstellen die niet past bij uw organisatie.